Määritä PK-yrityksen varaston arvo ja seuraa sitä reaaliajassa näiden vinkkien avulla

Tiedätkö, kuinka paljon euroja varastossasi on kiinni juuri nyt? Jos haluat varmistaa yrityksesi toiminnan sujuvuuden, kannattaa varastokirjanpidon vastata todellista tilannetta mahdollisimman tarkasti. 

Varaston arvo on olennainen tieto mille tahansa yritykselle, joka ostaa, myy ja mahdollisesti valmistaa tuotteita. Tässä artikkelissa kerromme, miten varaston arvo lasketaan ja millaisilla työkaluilla seuraat sitä vaivattomasti.

Lue myös: Varastonhallinta: täydellinen opas pk-yritykselle

mita otta huomioon erp-jarjestelmaa hankkiessa JPEG-versio.png

Miksi varaston arvo täytyy tietää? Kolme hyvää syytä

Koostui varastosi sitten elintarvikkeista, metallilevyistä, postikorteista tai mistä tahansa materiasta, siihen sitoutunut pääoma vaikuttaa yrityksesi taseeseen. Jotta vältät ikävät yllätykset, varaston arvoa kannattaa tarkastella vähintään kerran kuukaudessa. Siihen on kolme tärkeää syytä:

1) Varaston arvo vaikuttaa verotukseen

Varaston arvon muutos vaikuttaa tuloslaskelmaan. Sen vuoksi se näkyy myös yrityksesi verotuksessa. Jos et seuraa varaston muutoksia kuukausitasolla, ja lisäät numerot tuloslaskelmaan vasta vuoden lopuksi, voi yrityksesi hyvältä näyttänyt tulos painua pahasti pakkaselle. Tai sitten käy toisin päin: tulos nouseekin huomattavasti paremmaksi kuin osasit ennakoida, ja joudut maksamaan yllättävän suuret mätkyt verottajalle.

2) Päätöksenteon tueksi tarvitaan ajantasaisia numeroita

Yrityksellä voi olla heikommat mahdollisuudet saada lainaa tai muuta ulkopuolista rahoitusta toimintaansa, jos varaston arvosta ei ole saatavilla reaaliaikaista tietoa. Harhaanjohtavaa on sekin, jos epätarkka varastokirjanpito näyttää jatkuvasti ylisuuria numeroita. Silloin esimerkiksi osinkojen jako omistajille ei ehkä näytä kannattavalta, vaikka todellisuudessa se voisi olla hyvä ratkaisu. 

Sitoutunut pääoma rasittaa yrityksen tasetta. Siksi kirjanpidon kannattaa vastata aina todellista tilannetta.

3) Reaaliaikainen varastokirjanpito varmistaa toiminnan jatkuvuuden

Jos yrityksesi operatiivinen toiminta pyörii varaston riittävyyden päällä, haluat taatusti, että varastokirjanpitosi on täsmälleen ajan tasalla. Hyllyssä pitäisi olla tavaraa juuri sopivasti. Jos haalit varastoa varmuuden vuoksi liikaa, rahaa jää vähemmän yrityksen muuhun toimintaan. Jos varasto pääsee jatkuvasti tyhjenemään, et pysty toimittamaan tuotteita ajoissa asiakkaillesi ja yrityksesi maine kärsii.

Liian suuri tai liian pieni varasto tulee väistämättä ilmi ostojen ja myyntien kautta. Ei kuitenkaan kannata jäädä odottelemaan yllätyksiä. Ota mieluummin varaston arvo säännölliseen seurantaan, ja tee ostopäätökset sen perusteella.

 

Lue myös: Tuotannon­suunnittelu pk-yrityksessä: näin onnistut

2. Toiminnanohjaus­järjestelmän valinta: tee se yrityksesi omista lähtökohdista

ERP-järjestelmän valinnassa kokonaisuus menee siis aina yksittäisten ominaisuuksien edelle.

Tästä syystä ERP-järjestelmän valinta pelkästään Excel-taulukkoon listattujen ominaisuuksien ja niiden perään laitettujen kyllä/ei –vastausten perusteella ei useinkaan tuota parasta mahdollista lopputulosta.

ERP-järjestelmän hankintavaiheessa ei siksi kannata käyttää liikaa aikaa eri järjestelmien ominaisuuksien ja teknisten käyttöympäristöjen vertailuun, vaan kokonaisuuteen: 

💡 Oman yrityksen tarpeisiin, eli millaisten asioiden tulisi muuttua ja miten
💡 Oman yrityksen tavoitteisiin, eli millaiseen tilanteeseen järjestelmähankinnan avulla halutaan päästä

3. Hyvän toiminnanohjaus­järjestelmän tuntomerkit

  • Järjestelmä on riittävän joustava ja helposti skaalautuva.
  • Järjestelmä tarjoaa tarvitsemasi ominaisuudet tai rajapinnat yrityksen perustoimintoihin, kuten laskujen kierrätykseen, palkanlaskentaan ja asiakkuudenhallintaan.
  • Muiden järjestelmien integroiminen on helppoa.
  • Järjestelmä on helppo käyttöönotettava – ja mukava käyttää
  • Järjestelmän raportointiominaisuus toimii nopeasti ja reaaliaikaisesti.
  • Käyttötuelle ja tuotekehitykselle on varmuus myös tuleviksi vuosiksi.
  • Käyttöönotto ei vaadi kuukausia, ja siihen saa tarvittaessa tukea.

4. ERP-konsultin käyttö - kannattaako hankinnan apuna käyttää ulkoista asiantuntijaa?

Ohjelmistojen ostaminen ja käyttöönotto vaatii omanlaistaan osaamista.

Koska jokaisesta yrityksestä ei tällaista ammattitaitoa löydy, voi valintakonsultin hyödyntäminen olla hyvä ratkaisu omiin tarpeisiin sopivan toiminnanohjausjärjestelmän löytämiseksi. 

ERP-järjestelmien valintaan erikoistuneilta liiketoimintakonsulteilta löytyy usein hyviä dokumenttipohjia, joiden avulla tarpeiden määritys, yrityksen ja toiminnan nykytilan kuvaus ja alustava budjetointi käy helposti. Konsulteilla on kokemusta myös eri järjestelmien käyttöönottoprojekteista, ja siitä, millaisia ongelmia mikäkin ohjelmisto parhaiten ratkaisee.

Tarvekartoituksen pohjalta valintakonsultti voi etsiä muutaman potentiaalisimman järjestelmätoimittajan, joiden kanssa yrityksen kannattaa aloittaa syvällisemmät keskustelut hankinnasta. Konsultti voi auttaa myös sopimusneuvotteluissa ja olla mukana myös järjestelmän käyttöönottovaiheessa.

tienviitta.png

Muistilista ERP-järjestelmää hankkivalle yritykselle

Mietitkö, miten laatia kattava tarjouspyyntö tai arvioida onko järjestelmä yrityksellesi sopiva? Tästä oppaasta löydät tiiviissä paketissa 4 tärkeintä asiaa, joihin panostamalla onnistut toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa!

Lataa opas

5. Miten valitsen toiminnanohjaus­järjestelmälle oikean järjestelmätoimittajan?

Keneltä ohjelmisto sitten kannattaa ostaa? Järjestelmätoimittajien kartoittaminen kannattaa aloittaa sitten, kun yrityksen nykytila, tarpeet, tavoitellut hyödyt ja budjetti ovat alustavasti hahmoteltuina. 

ERP-järjestelmän valinnassa on hyvä varmistaa, että yrityksen tunnistamat tärkeät toiminnot pystytään varmasti toteuttamaan helposti ja toivotussa laajuudessa.

Nyrkkisääntönä on, että kannattaa etsiä sellaisia järjestelmätoimittajia, joilla on kokemusta samalta toimialalta. Tietoa kannattaa hakea internetistä ja erilaisilta oman alan keskustelufoorumeilta. Myös kollegayrityksiltä, yhteistyökumppaneilta ja esimerkiksi alihankkijoilta kannattaa kysyä vinkkejä.

Parhaimpiin tuloksiin pääset valitsemalla 3-5 parasta järjestelmätoimittajaa, joiden kanssa aloitat syvälllisemmät keskustelut ja tarkemman tutustumisen heidän tarjoamiinsa toiminnanohjausjärjestelmiin.

Hyvän järjestelmätoimittajan tunnusmerkkejä:

  • Yrityksen taloudellinen tila on vakaa.
  • Ohjelmistojen kehitykselle on rakennettu selkeä roadmap.
  • Toimittajalla on vakiintunut asiakasmäärä yrityksesi toimialalla.
  • Hankinnassa oleva ohjelmisto on merkittävässä roolissa järjestelmätoimittajan liiketoiminnassa, ja roolin ajatellaan olevan tärkeä myös tulevaisuudessa.
  • Asiakkuudenhoitoon liittyvät asiat eivät ole ainoastaan yhden henkilön varassa.
  • Toimittajalla on esimerkkejä ja referenssejä onnistuneista projekteista samalta toimialalta.
  • Järjestelmätoimittajalla on vahva markkinaosuus ja kokemus myös yrityksesi toimialalta.
  • Yhteistyö toimittajan kanssa tuntuu selkeältä ja suoraviivaiselta, ja keskusteluja käydään avoimessa hengessä.

Valitse toiminnanohjaus­järjestelmän toimittajaksi yritys, jolla on kokemusta toimialaltasi

Kokeneen järjestelmätoimittajan valinta on yleensä paras ratkaisu ERP-järjestelmän hankinnassa. Kun toimittajalla on kokemusta vastaavanlaisista projekteista samalta toimialalta, on heillä yleensä tietoa myös yleisimmistä ongelmatilanteista sekä tyypillisimmistä haasteista projektien läpiviemisessä kyseisellä alalla – ja valmiita, testattuja työkaluja niiden ratkaisemiseen. 

Kokenut järjestelmätoimittaja osaa myös todennäköisemmin kysyä kaikki olennaiset ja tarvittavat kysymykset projektin määrittelyvaiheen aikana, sekä huomioida järjestelmän toteutuksessa kyseisen alan erityispiirteet.

Miten sitten varmistaa, että toimittaja ymmärtää yrityksesi toimialaa ja siihen liittyviä tarpeita? 

  • Tarkista toimittajan toimialatuntemus pyytämällä esimerkiksi tietoja alasi referenssiasiakkaista.
  • Jos haluat yhdistää ERP-järjestelmän muihin yrityksesi järjestelmiin, tai esimerkiksi mahdollistaa yhteistyön esimerkiksi tilitoimistosi kanssa, pyydä toimittajalta myös tiedot järjestelmän integrointimahdollisuuksista.
  • Selvitä, miten yleiset toimialaasi liittyvät vaatimukset ja käytännöt, sekä viranomaisvaatimukset on huomioitu järjestelmässä.
  • Jos vain suinkin mahdollista, tapaa myös toimittajan puolelta projektiin osallistuvia henkilöitä ennen lopullista järjestelmänvalintaa. Asiantuntemusta vaaditaan nimittäin järjestelmän myyjän lisäksi myös projekti- ja konsulttihenkilökunnalta.
  • Haasta järjestelmätoimittajia kertomaan, kuinka heidän järjestelmänsä voi auttaa yritystäsi saavuttamaan haluamasi liiketoiminnalliset hyödyt. Lopulliset tarpeet nimittäin selviävät aina vasta järjestelmätoimittajien asiantuntijoiden kanssa käytyjen keskusteluiden pohjalta.
  • Muista tarkistaa toimittajan oma taloudellinen tila: ERP-järjestelmä on aina pitkäaikainen investointi, joten on ehdottoman tärkeää, että järjestelmän tuelle ja kehitykselle on varmuus myös tulevien vuosien aikana.

tarjouspyynto-erp-hankinta-fikuro.jpg

6. Millainen on hyvä toiminnanohjaus­järjestelmän tarjouspyyntö?

ERP-järjestelmän tarjouspyyntö kannattaa lähettää vain muutamalle omiin tarpeisiin sopivimmilta tuntuville järjestelmätoimittajille.

Korosta tarjouspyynnössä oman yrityksesi erityistarpeita. Kuvaa ydinprosessit ja niiden nykytila mahdollisimman selkeästi ja kerro, mitkä ovat tärkeimpiä asioita yrityksesi myynnin, asiakkuudenhallinnan, tuotannon ja taloushallinnon kannalta. Näin toimittaja pystyy paremmin vastaamaan tarjouksessaan juuri sinua ja yritystäsi kiinnostaviin asioihin, eikä vain luettelemaan omassa järjestelmässään olevia ominaisuuksia. Tällainen lähestyminen tekee tarjousten vertailustakin lopulta helpompaa.

Jos tarjouspyynnön tekeminen tuntuu vaikealta, löytyy ERP-järjestelmien valintakonsulteilta erilaisia tarjouspyyntödokumentteja, joiden avulla asiakkaan tarpeet ja erityispiirteet saadaan hyvin kuvattua toimittajille. Kannattaa siis pyytää apua omien tarpeiden määrittelyyn!

avain.png

Toimitusjohtajan opas
ERP-projektiin

Tämä opas kertoo, mitä pk-yrityksen
toimitus­johtajan täytyy tietää ja tehdä, jotta järjestelmä­projekti saadaan onnistuneesti maaliin.

Lue lisää

7. Miten toiminnanohjaus­järjestelmien tarjouksia vertaillaan?

Tarjousten vertailussa korostuu toimittajien kyky poimia tarjouspyynnöstä olennaisimmat asiat, ja vastata niihin. 

Kokeneet järjestelmätoimittajat haluava usein tavata tarjouspyynnön esittäjän kasvotusten. Tapaamisen tavoitteena on oppia yrityksesi liiketoiminnan pääasioista tarkemmin, jotta järjestelmä vastaa varmasti tarpeisiisi. Tapaaminen siis todennäköisesti auttaa toimittajaa tarjoamaan yrityksellesi sopivinta ratkaisua.

Tarjousten vertailu

Tarjoukset on tietenkin syytä käydä läpi huolellisesti ja tarkasti. Hyvän ja laadukkaan tarjouksen tunnistaa siitä, että siinä on selkeästi ja ymmärrettävästi vastattu niihin asioihin, joita asiakas on itse korostanut omassa tarjouspyynnössään.

Hyvästä tarjouksesta käy ilmi myös järjestelmätoimittajan halu tarjota sinulle mahdollisimman hyvä ratkaisu. Tämä näkyy esimerkiksi siinä, kuinka paljon toimittaja on liittänyt tarjoukseen sellaistakin lisätietoa, jota asiakas ei ole tarjouspyyntövaiheessa osannut kysyäkään. 

muistilista-erp-hankintaan.jpg

8. Ohjelmistosopimuksen tekeminen

ERP-järjestelmän hankintasopimuksen laadinta on usein varsin suuren työn takana. Sopimuksesta täytyy tehdä mahdollisimman kattava – mahdollisissa ongelmatilanteissahan käännytään aina ensimmäiseksi sopimuksen puoleen.

Järjestelmätoimittajat ovat säännöllisesti tekemisissä ERP-hankintasopimusten kanssa, joten heiltä myös yleensä löytyy paras asiantuntemus ja osaaminen sopimusten laadintaan. Etenkin jos valitsemallasi toimittajalla on jo paljon asiakkaita samalta toimialalta, voi olla järkevintä ja vaivattominta jättää sopimuksen laadinta toimittajan vastuulle.

Jos sopimuksen laadinta on järjestelmätoimittajan vastuulla, täytyy sopimuksen sisältö kuitenkin käydä yhdessä mahdollisimman tarkasti ja yksityiskohtaisesti läpi. 

On tärkeää, että molemmat osapuolet ymmärtävät sopimuksen sisällön, eikä kummallekaan saa jäädä epäselvyyksiä sovittujen asioiden suhteen. Alustava projektisuunnitelma kannattaa myös laatia ennen sopimusten allekirjoittamista.

Sopimuksessa tulee huomioida ehdot ohjelmiston laajennukselle

ERP-järjestelmän hankintaan liittyvien sopimusten on hyvä pitää sisällään yleisten sopimusehtojen lisäksi myös maininta siitä, millaisilla ehdoilla ja aikatauluilla järjestelmää voidaan tarvittaessa laajentaa. 

Toisin sanoen, sopimuksesta tulee käydä ilmi, miten järjestelmä skaalautuu ja millä hinnalla sitä laajennetaan, jos vaikkapa yrityksen henkilöstömäärä kasvaa, tai mukaan halutaan uusia moduuleja tai vaikkapa tuotannonseurantaan tarkoitettu MES-järjestelmä

💡 Pohditko ERP- tai toiminnanohjausjärjestelmän hankkimista yrityksellesi? Tutustu Fikuroon ja varaa maksuton demoesittely – saat kattavan katsauksen simppeliin ja helppoon järjestelmään!

merkki.png

Etsitkö helppokäyttöistä toiminnanohjaus­järjestelmää, jonka käyttöönotto sujuu helposti? Kiinnostaisiko demo?

Varaa maksuton tutustuminen Fikuroon – saat katsauksen nykyaikaiseen pilvipalvelu-ERPiin ja apua omien tarpeidesi arviointiin!

Varaa demo