Toiminnanohjausjärjestelmä on koko yrityksen yhteinen tietojärjestelmä, joka auttaa kehittämään sen toimintaa entistä kannattavammaksi ja tehokkaammaksi. Parhaassa tapauksessa järjestelmästä tulee koko yrityksen toiminnan ydin, jonka avulla eri osastot ja niiden prosessit yhdistyvät yhdeksi, hallittavaksi ja läpinäkyväksi kokonaisuudeksi.
Tämän oppaan luettuasi osaat valmistautua toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan sekä arvioida yrityksesi tilannetta ja tarpeita. Silloin ERP-järjestelmän vertailu ja valinta, sekä järjestelmätoimittajien kilpailuttaminen ja itse hankinta ovat realistisella pohjalla.
👀 Haluatko säästää aikaa? Siirry sinua kiinnostavaan kohtaan sisällysluettelon avulla!
1. Toiminnanohjausjärjestelmä- ja ERP-projektin riskit – ja miten ne vältetään
2. Miten ERP-projekti yleensä etenee?
3. Aloita hankinta nykytilan kartoituksella ja tavoitteiden määrityksellä
4. Sananen prosesseista ja prioriteeteista
5. Hankinnan tavoitteiden määrittäminen ja rajaus
6. Miten ERP-projekti budjetoidaan?
7. Muutosviestintä on tärkeä osa toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa – ja siihen pitää varautua
8. ERP-projektin johtaminen: projektipäällikkö ja -suunnitelma
1. Toiminnanohjausjärjestelmä- ja ERP-projektin riskit – ja miten ne vältetään
Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan liittyvien riskien ehkäisyyn on muutama tehokas täsmälääke: huolellinen valmistautuminen, aktiivinen viestintä ja ennakointi.
Pahin uhkakuva on se, että isolla rahalla hankittua järjestelmää ei saadakaan täysimittaisesti käyttöön. Investointiin käytetty aika, vaiva ja raha kuluvat hukkaan, ja arjen helpottumisen sijaan käytössä onkin vajavainen työkalu, joka saattaa jopa monimutkaistaa asioita.
Kehno kommunikointi tai ääneensanomattomat oletukset luovat oman riskinsä: joskus käyttöönotto- tai koulutusvaiheessa selviää asioita, jotka hidastavat kokonaisuutta, ja joihin olisi voinut avoimella keskustelulla valmistautua jo pohjatyövaiheessa.
Yksi suurimmista ERP-hankinnan riskeistä on – ehkä vähän yllättäenkin – oma henkilökunta. ERP-projektin onnistuminen on nimittäin aina kiinni sekä johdon että henkilöstön sitoutumisesta. Siksi kannattaakin miettiä jo järjestelmän hankintaa suunnitellessa, millaisia toimenpiteitä henkilöstön sitouttamiseen tarvitaan, ja miten esimerkiksi mahdollisen muutosvastarinnan syntymistä voisi ehkäistä.
2. Miten ERP-projekti yleensä etenee?
Moni aloittaa ERP-järjestelmän hankinnan vertailemalla eri järjestelmien hintoja ja ominaisuuksia ja sen jälkeen kilpailuttamalla jopa kymmeniä eri järjestelmätoimittajia. Tämä ei kuitenkaan ole oikea tapa käynnistää ERP-järjestelmän hankintaprosessia.
ERP-järjestelmän valinta tulee aina tehdä sen pohjalta, kuinka hyvin järjestelmä palvelee yrityksen tarpeita ja kuinka hyvin järjestelmätoimittaja pystyy auttamaan yritystä muuttumaan uuden järjestelmän myötä.
3. Aloita hankinta nykytilan kartoituksella ja tavoitteiden määrityksellä
Mitä selkeämpi käsitys yrityksellä on sen prosessien ja toimintamallien nykytilasta ja mitä konkreettisemmat tarpeet ja tavoitteet sillä on, sitä varmemmin se voi löytää juuri omiin tarpeisiinsa sopivan ERP-järjestelmän.
Siksi hankintaprosessi kannattaakin käynnistää määrittämällä, mikä on yrityksen toiminnan nykytila ja se, millaisia liiketoiminnallisia hyötyjä se haluaa saavuttaa ERP-järjestelmän avulla. Tehokkainta on päättää 1-5 liiketoiminnallista, tärkeintä hyötyä, joiden saavuttamista uuden järjestelmän tulisi palvella.
Näiden pohdintojen jälkeen on helpompi määrittää, millainen järjestelmäkokonaisuus on sille paras - niin teknisesti, rahoituksellisesti kuin myös yritystoiminnan jatkon kannalta.
Tärkeimpien hyötyjen lisäksi on syytä sopia myös ERP-projektin alustavista rajauksista: mitkä asiat jätetään projektin ulkopuolelle ja minkä asioiden halutaan säilyvän ennallaan uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen.
4. Sananen prosesseista ja prioriteeteista
Prosesseja ja toimintamalleja kannattaa jäsentää jo ennen eri järjestelmätoimittajien ja vaihtoehtojen kartoitusta.
Tällöin on helpompaa muodostaa käsitys siitä, millaisia muutoksia yrityksen toimintaan kaivataan sekä mitä uudella toiminnanohjausjärjestelmällä halutaan saavuttaa.
Tärkeintä on, että ennen toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa tai sen vaihtamista yrityksessä on tunnistettu ja mallinnettu sen toiminnassa esiintyvät ydinprosessit - eli ne prosessit, jotka oikeasti vievät yrityksen liiketoimintaa eteenpäin. Kun uusi toiminnanohjausjärjestelmä tukee nimenomaan näitä ydinprosesseja, on toiminnan tehostuminen oikeasti mahdollista.
Jos prosesseja ei osata laittaa liiketoiminnan eteenpäin viemisen kannalta tärkeysjärjestykseen, voi käydä niin, ettei uusi toiminnanohjausjärjestelmä tehostakaan yrityksen toimintaa. Ydinprosessien tunnistaminen onkin yksi tärkeimmistä tehtävistä toiminnanohjausjärjestelmän hankinta- tai vaihtamisprosessia.
Tarkempi prosessien mallintaminen tehdään aina ERP-projektin määrittelyvaiheen aikana, valitun järjestelmätoimittajan kanssa yhdessä. Prosessien mallintamisessa on tärkeää, että tehtävään osallistuu yrityksen sisältä henkilö, joka tuntee kyseisen prosessin erittäin hyvin. Vastuuhenkilön tehtävä on opastaa järjestelmätoimittajaa siitä, miten uuden järjestelmän tulisi kyseisen prosessin osalta toimia.
Miten valitsen sopivan toiminnanohjausjärjestelmän?
Tämän oppaan luettuasi tiedät, miten kilpailuttaminen ja hankinta kannattaa hoitaa ja mitä eri toiminnanohjausjärjestelmien toimittajilta kannattaa kysyä.
5. Hankinnan tavoitteiden määrittäminen ja rajaus
Voit hahmotella yrityksesi tilannetta ja toiminnanohjausjärjestelmään liittyviä prosesseja esimerkiksi seuraavien kysymyksien avulla:
💡 Mitkä ovat yritystoiminnan suurimmat ongelmakohdat tällä hetkellä?
💡 Mitkä ovat viisi tärkeintä hyötyä, jotka haluat saavuttaa uuden ERP-järjestelmän avulla?
💡 Mitkä asiat on syytä rajata ulos ERP-hankkeesta?
💡 Millä tavalla kolmannet osapuolet – asiakkaat tai yhteistyökumppanit – kytkeytyvät tähän järjestelmähankkeeseen?
💡 Mikä on yrityksesi kyvykkyys sitoutua laaja-alaisen ERP-projektin sekä siitä aiheutuvan muutosprosessin läpivientiin?
6. Miten ERP-projekti budjetoidaan?
Tarvemäärityksen lisäksi yrityksen on tärkeää määrittää myös alustavat raamit järjestelmähankinnan budjetille ennen kuin eri järjestelmätoimittajiin ollaan yhteydessä.
Alustavaa budjettia kannattaa aina suunnitella ja arvioida suhteessa järjestelmän avulla tavoiteltuihin hyötyihin. Tämän lisäksi kannattaa ainakin alustavasti pohtia, haluatko toteuttaa järjestelmähankinnan kertainvestointina, vai onko järjestelmästä järkevämpää ostaa ensin jokin pienempi osuus, jota laajennetaan muutamien vuosien sisällä.
Budjetointiapua voi ja kannattaa kysyä esimerkiksi toiminnanohjausprojektin läpikäyneiltä kollegayrityksiltä, alihankkijoilta tai yhteistyökumppaneilta tai ERP-järjestelmien hankintaan erikoistuneilta valintakonsulteilta.
Toiminnanohjausjärjestelmän toimittaja esittää projektin alustavat kustannusarviot antamassaan tarjouksessa. Tarkemmat kustannukset pystytään määrittämään kuitenkin vasta varsinaisessa projektisuunnittelussa, joka tehdään yhdessä asiakkaan kanssa. Tällöin myös lopullisesti sovitaan projektin rajauksista.
Jos ERP-järjestelmän hankinta kertainvestointina on kulueränä liian suuri, on järjestelmille yleensä olemassa myös erilaisia rahoitusvaihtoehtoja. Järjestelmätoimittajilta kannattaakin selvittää, millaisia rahoitusvaihtoehtoja heidän järjestelmäänsä on olemassa. Järjestelmätoimittajilta kannattaa myös selvittää, onko heidän ERP-järjestelmänsä mahdollista ottaa käyttöön vaiheittain.
7. Muutosviestintä on tärkeä osa toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa – ja siihen pitää varautua
ERP-projektin harkinta- ja hankintavaiheissa kannattaa kiinnittää huomiota myös yrityksen kyvykkyyteen muutoksen läpiviemisessä.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto vaikuttaa todennäköisesti yrityksen joka osaston arkeen, joten on syytä varmistaa, että koko henkilöstö on hankkeessa täysillä mukana.
Mitä varhaisemmassa vaiheessa ERP-projektin vastuuhenkilöt valitaan ja otetaan mukaan projektiin, sitä paremmin heidät saadaan sitoutumaan ERP-projektin eteenpäin viemiseen. Etenkin projektipäällikön tulee olla keskeisessä roolissa jo ERP-järjestelmän hankintavaiheessa. Projektipäällikön lisäksi ERP-projektissa tarvitaan yrityksen eri liiketoimintaprosesseista vastaavia henkilöitä, joiden käyttöön uuden ERP-järjestelmän tarjoamat työkalut lopulta tulevat.
8. ERP-projektin johtaminen: projektipäällikkö ja -suunnitelma
Usein toiminnanohjausjärjestelmähankkeen projektipäälliköksi valitaan joko kokenut konkari, joka tuntee yrityksen läpikotaisin tai sitten nuori ja nälkäinen osaaja, jolla on halua saada lisää vastuuta ja edetä urallaan. Ideaalitilanteessa ERP-projektin projektipäälliköltä löytyy kuitenkin sekä vankkaa tietämystä yrityksestä että raikkaita ajatuksia ja ideoita toiminnan kehittämiseksi.
Yritykselle onkin usein etua siitä, että kokeneen projektipäällikön apuna toimii uutta näkemystä tuova henkilö - ja päinvastoin.
Onnistuneimpia ERP-projekteja yhdistää se, että projektipäällikön työviikoista on varattu aikaa järjestelmähankinnan edistämiseen. Projektin vetäjän tulee pystyä koordinoimaan sekä keskusteluja että päätöksiä. Projektisuunnitelma ja -aikataulu tehdään yhdessä valitun järjestelmätoimittajan kanssa hankintapäätöksen jälkeen, ja toimittajat pystyvät myös kertomaan, paljonko kuhunkin projektin vaiheeseen on järkevää varata aikaa ja kaistaa.
9. ERP-järjestelmän käyttöönotto
Hyvin suunniteltu ERP-projekti viimeistellään ja saatetaan loppuun ohjelmiston käyttöönotolla. Sen avulla varmistetaan, että henkilöstöllä on riittävä osaaminen järjestelmän käyttöön ja että sen toiminnot saadaan käyttöön siinä laajuudessa, kuin sovittua on.
Käyttöönottovaiheella voi olla myös nurja puolensa – jos toiminnanohjausjärjestelmä ei löydä tietään osaksi yrityksen arkea, ei siitä tule olemaan yritykselle hyötyä.
Siksi onkin syytä pyytää toimittajia kertomaa jo hankintavaiheessa, miten toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on tarkoitus toteuttaa. Hyvä järjestelmätoimittaja osaa selkeästi kuvata, millainen ERP-järjestelmän käyttöönottoprojekti tulee olemaan, millaisten eri vaiheiden kautta siinä edetään, mitkä ovat suurimmat riskitekijät, ja millaiset henkilöt vastaavat käyttöönottovaiheen toteutuksesta. Parhaassa tapauksessa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto PK-yrityksessä voi kuitenkin käydä jopa päivässä.
Kysy toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottovaiheeseen liittyen nämä kysymykset:
💡 Miten käyttöönottovaihe toteutetaan?
💡 Kuinka paljon käyttöönotto tulee vaatimaan yrityksen omia resursseja?
💡 Kuinka paljon henkilöstölle tulee varata koulutuspäiviä?
💡 Miten käyttöönottovaiheen dokumentaatio tullaan hoitamaan?
💡 Kuka vastaa käyttöönottoprojektin toteutuksesta toimittajan puolelta ja käyttöönottoon liittyvistä kysymyksistä?
💡 Millaisia referenssejä toimittajalla on samalta toimialalta?
Uusien työkalujen käyttöönotossa on suurimpana haasteena yleensä ohjelman käyttäjien ajatusmaailman ja toimintamallien muuttaminen. Jos asiat on totuttu hoitamaan kynällä ja paperilla, tai jopa kokonaan ilman kirjaamista, voi tietojen syöttäminen järjestelmään tuntua aluksi työläältä – riippumatta siitä, miten helppo ja nykyaikainen itse järjestelmä on. Jos tietojen kirjaamiseen on totuttu, on myös uuteen toimintamalliin siirtyminen helpompaa.
Muutosvastarintaan on yksi lääke: huolellisesti suunniteltu ja toteutettu viestintä sekä henkilöstön kouluttaminen. Kitkaa voi vähentää myös kuuntelemalla ja ottamalla huomioon henkilöstön toiveita ja odotuksia hyvissä ajoin, jo ennen uusien työkalujen käyttöönottoa.
Testaa yrityksesi toiminnanohjauksen tilanne
Tökkiikö tuotanto? Ovatko tilaukset hukassa, laskut myöhässä ja varastosaldot arvailujen varassa? Selvitä yrityksesi tilanne vastaamalla 12 helppoon kysymykseen. Saat tuloksen ilman, että sinun täytyy syöttää yhteystietojasi.