Omille palvelimille asennettava on-premise -ohjelmisto ja pilvipalvelu-ERP eroavat toisistaan monin tavoin. Oppaan avulla löydät toimivimman ratkaisun PK-yrityksesi toiminnanohjaukseen.
Pilvipalvelut hallitsevat uusien ohjelmistojen markkinoita. Samaan aikaan moni yritys käyttää edelleen on-premise -ratkaisuja, eli omalle palvelimelle paikallisesti asennettuja ohjelmistoja päivittäiseen toiminnanohjaukseen. Joskus käytössä on hybridiympäristö, eli osa sovelluksista on on pilvipalveluissa, osa omilla palvelimilla.
Tässä oppaassa vertailemme pilvipalvelujen ja on-premise -ohjelmistojen ominaisuuksia. Näin hahmotat, millainen malli sopii parhaiten juuri sinun yrityksesi tarpeisiin.
1. Toiminnanohjausjärjestelmien (ERP) erilaiset mallit on-premisestä pilvipalveluihin
Moni muistaa vielä ajan, kun työssä tarvittavat ohjelmistot asennettiin erikseen jokaiselle tietokoneelle, ja kopiokoneen viereisessä kaapissa sijainnut serveri pyöritti koko rumbaa. Sen jälkeen on tapahtunut paljon.
Osa yrityksistä on siirtynyt puhtaasti pilvipalveluihin, toiset ovat ostaneet pilvessä toimivan alustan, johon käytössä olevat ohjelmistot on asennettu. Kolmansilla on käytössään hybridi-ympäristö, jolloin itse ohjelmisto on asennettu omalle palvelimelle, kun taas ohjelmiston lisäosat toimivat pilvialustalla.
Tsekkaa myös tämä: Toiminnanohjausjärjestelmä PK-yritykselle
Käydään seuraavaksi läpi muutama perustermi, ja jatketaan eri tavoin toimivien toiminnanohjausjärjestelmien vertailuun sen jälkeen.
1.1 Mikä on on-premise -ratkaisu?
On-premise -ERP tarkoittaa toiminnanohjausjärjestelmää, joka asennetaan yrityksen omistamalle laitteelle. Työntekijä käyttää ohjelmistoa silloin, kun hän on fyysisesti työnantajan tiloissa, kyseisen laitteen äärellä. Tämä on se perinteinen malli, jolla yritykset ovat vuosien ajan ottaneet ohjelmistoja käyttöön.
On-premise -mallissa yrityksellä on omat palvelimensa, joiden ylläpidosta se vastaa itse. Lisäksi yritys hankkii ohjelmistolisenssit, joista tulee sen omaisuutta. Kun on aika siirtyä ohjelmiston uuteen versioon, on ostettava päivitetty lisenssi. On-premise -ohjelmistoihin voi kirjautua myös yrityksen ulkopuolelta, mutta yleensä etäkäyttö vaatii kalliita ratkaisuja tai esimerkiksi VPN-yhteyden.
1.2 Mitä tarkoittaa pilvipalvelu?
“Pilvipalvelut” tarkoittaa kattotermiä erilaisille internet-yhteyden välityksellä käytettäville palveluille, joista maksetaan käytön perusteella. Pilvipalvelut jakautuvat kolmeen eri palvelumalliin:
- ohjelmistot (Software as a Service eli SaaS)
- palvelualustat (Platform as a Service eli PaaS) sekä
- infrastruktuuripalvelut (Infrastructure as a Service eli IaaS)
1.3 Vaihtoehto on-premises -ratkaisulle: sovelluspalvelimen vuokraaminen (PaaS)
Osa ohjelmistotaloista myy edelleen ainoastaan on-premise -lisenssejä. Jos yritys haluaa jatkaa on-premise -mallilla, mutta ei enää itse omistaa ja ylläpitää palvelimia, niiden ylläpidon voi ulkoistaa palveluntarjoajalle.
Platform-as-a-Service (PaaS) tarkoittaa mallia, jossa palveluntarjoaja omistaa ja ylläpitää infrastruktuuria. Asiakasyritys maksaa vuokraa sovelluspalvelimen ylläpidosta. Kun lisenssit on asennettu ulkopuolisen palveluntarjoajan sovelluspalvelimelle, asiakasyrityksen IT-osaston täytyy vielä huolehtia siitä, että ohjelmisto integroituu muihin yrityksen käyttämiin sovelluksiin.
Sovelluspalvelimelle asennettua ohjelmistoa voi käyttää verkkoyhteyden kautta. Pilvipalvelumalli (SaaS) on silti sitä selvästi kilpailukykyisempi tuen, suorituskyvyn, tietoturvan, palvelutasojen, järjestelmäintegraatioiden ja ohjelmiston kustannusten ennustettavuuden osalta.
1.4 Ohjelmistot pilvipalveluna eli Software-as-a-Service (SaaS)
Tässä oppaassa keskitymme SaaS -palveluihin. Onhan tarkoitus puhua erityisesti ERP-eli toiminnanohjausjärjestelmistä eli ohjelmistoista.
SaaS-palvelut ovat ohjelmistopalveluntarjoajien omistamia ja ylläpitämiä virtuaalisia resursseja, jotka toimivat internetin välityksellä. Asiakasyritys voi käyttää pilvipalveluja tietokoneilla ja mobiililaitteilla, joissa on verkkoyhteys. Pilviohjelmisto on käytettävissä missä ja milloin tahansa. Se antaa paljon joustavuutta työntekoon. Fikuro on yksi esimerkki täysin pilvipohjaisesta ERP-ratkaisusta.
2. Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) pilvipalveluna: vahvuudet ja haasteet
2.1 Vahvuudet
- Skaalautuvuus: käyttäjien ja käytettävien sovellusten määrää voidaan muuttaa, kun tarpeet muuttuvat.
- Käytettävissä missä ja milloin vain, millä tahansa laitteella.
- Maltillinen alkuinvestointi, joten kokonaiskulut pienenevät.
- Suurin osa pilvipalveluntarjoajista panostaa tietoturvaan ja datan varmistukseen. Jos yksi palvelin on alhaalla, toinen palvelin pyörittää pilvipalvelua automaattisesti eli käyttökatkoja ei tule.
- Käytössä on aina uusin versio, eikä isoja päivitysprojekteja tarvita.
- Ratkaisu on nopea ottaa käyttöön, kuukausien projektien sijaan käyttöönotto onnistuu päivissä tai viikoissa.
- Pilvipalveluntarjoaja huolehtii teknisistä resursseista.
- Verkkoyhteyden välityksellä toimivat työkalut parantavat liiketoiminnan tuottavuutta.
- Pilvipalveluissa maksat siitä, mitä tarvitset. Käyttämättömiä lisenssejä ei enää kerry varastoon.
2.2 Haasteet
❌ Pilvipalvelun kanssa aloittaminen on nopeaa, mutta se ei vielä tarkoita, että päivittäinen käyttö olisi automaattisesti helppoa työntekijöille. Ole tarkkana, että valitset sellaisen pilvipalvelun, joka on mahdollisimman suoraviivainen ja mukava käyttää!
❌ Jos prosessisi edellyttävät ERP-ratkaisulta paljon räätälöintejä, se ei kaikissa ohjelmistotuotteissa onnistu.
❌ Jos internet-yhteys ei toimi, ohjelmistoa ei voi käyttää. Tämä kannattaa ottaa huomioon erityisesti, jos yrityksesi toimii maantieteellisesti sellaisella alueella, jossa verkkoyhteydet ovat heikot.
❌ Tietoturvan taso vaihtelee eri pilvipalveluntarjoajilla. Käyttäjä voi vaikuttaa asiaan vain valitsemalla mahdollisimman luotettavan palveluntarjoajan.
2.3 Hybridimalli
- Osa yrityksistä hyötyy pilvipalvelujen eduista mutta välttää haasteet ja käyttää hybridimallia. Siinä osa ohjelmistoista sijaitsee omilla palvelimilla, osa pilvessä.
- Erityisesti suurissa yrityksissä hybridimalli voi olla toimiva, kun tuotannon pyörittämiseen tarvitaan useampia eri sovelluksia.
- PK-yrityksen kannattaa puntaroida haittoja ja hyötyjä tarkasti. Usein on fiksuinta keskittää kaikki toiminnanohjauksen kannalta oleelliset toiminnot yhteen, pilvipohjaiseen ERP-ratkaisuun.
Miten valitsen sopivan toiminnanohjausjärjestelmän?
Tämän oppaan luettuasi tiedät, miten kilpailuttaminen ja hankinta kannattaa hoitaa ja mitä eri toiminnanohjausjärjestelmien toimittajilta kannattaa kysyä.
3. Valitse toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) oikein: Vertailussa pilvipalvelut ja on-premise -ratkaisut
Millainen ratkaisu PK-yrityksen kannattaa valita toiminnanohjausjärjestelmäksi (ERP): pilvipohjainen SaaS-palvelu vai perinteinen on-premise -ratkaisu? Vertaillaan vielä näitä kahta erityisesti toiminnanohjausjärjestelmien näkökulmasta.
|
SaaS
|
On-premise
|
|
|---|---|---|
| Hinta | Maksu käyttötarpeen perusteella (sovellusten ja käyttäjien määrä), ei alkuinvestointikuluja. Käyttö on helppo lopettaa. | Vaatii alkuinvestoinnin mm. palvelimiin, palvelintiloihin ja ohjelmistolisensseihin. |
| Kustomointi | Räätälöintimahdollisuudet voivat olla rajalliset. On tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että järjestelmän ominaisuudet ovat riittävän monipuoliset ja sopivat omaan liiketoimintaan. | Räätälöinti onnistuu paremmin, mutta voi olla kallis projekti. |
| Laitteistot | Laitteet ja ohjelmisto sijaitsevat palveluntarjoajan tiloissa. Asiakkaan ei tarvitse huolehtia ylläpidosta. | Asiakas vastaa itse laitteistosta ja palvelualustasta, jolla pyörittää ohjelmistoja. |
| Tietoturva | SaaS-palveluissa palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän päivityksistä ja tietoturvasta. Kannattaa valita kumppani, jonka tietoturvaosaaminen on korkealla tasolla. | Asiakas vastaa itse omissa tiloissaan pyörivien palvelinten tietoturvasta ja vakuutuksista. Heikosti ylläpidetyt palvelimet voivat olla riski liiketoiminnalle. |
| Mobiilikäyttö | SaaS-palvelut toimivat myös mobiililaitteiden selaimilla. | Ohjelmistojen käyttö mobiililaitteiden selaimilla ja sovelluksilla on rajoitettua. |
| Integraatiot | Mahdollisuudet integraatioihin vaihtelevat. Valitse palveluntarjoaja, jonka ohjelmisto yhdistyy helposti muihin sovelluksiin. | Integraatioita voi yleensä rakentaa monipuolisesti osana räätälöintiä. |
| Tietojen säilytys | SaaS-palveluntarjoajat hallinnoivat ja ylläpitävät palveluja. On tärkeää, että palveluntarjoaja panostaa tietoturvaan. | Asiakas huolehtii datan säilyttämisestä omilla palvelimillaan. Se vaatii osaamista henkilöstöltä. |
| Ylläpito ja päivitykset | Pilvipalvelun tarjoaja hoitaa päivitykset. Ne kuuluvat yleensä kuukausihintaan. | Asiakas vastaa päivitysten tekemisestä ja kustannuksista. Päivityksiä voi tulla useita vuoden aikana. |
| Infrastruktuuri | Infrastruktuuri sijaitsee palveluntarjoajan datakeskuksessa. Nettiyhteys mahdollistaa sen käytön. Käyttömaksu sisältyy kuukausihintaan. | Tarvittava infrastruktuuri riippuu mm. ohjelmistosta, lisensseistä, käyttäjien eli työasemien määrästä ja verkkoyhteydestä. |
| Käyttöönotto | Matalat käyttöönoton kustannukset ja nopea käyttöönotto, koska laiteasennuksia tarvitaan vain harvoin. | Korkeammat asennuskustannukset, koska laitteet on asennettava ja se vie työaikaa. |
Lue myös: PK-yrityksen ei kannata hukata aikaa pitkään ERP-projektiin
4. SaaS on pk-yritykselle se joustavampi vaihtoehto
Teknologian mahdollisuudet antavat ERP-järjestelmän valintaan paljon vaihtoehtoja. On-premise -ohjelmistoilla on pitkä historia. Niihin voi räätälöidä laajan kattauksen toiminnallisuuksia. PK-yritysten näkökulmasta on-premise -vaihtoehto voi silti tulla kalliiksi. Alkuinvestointi on suuri ja sen lisäksi kertyy jatkuvia kuluja tietoturvasta, palvelinten säilytyksestä ja tuuletuksesta, ylläpidosta, vakuutuksista, päivityksistä sekä monesta muusta purosta. Yrityksestä ei välttämättä löydy edes riittävästi osaamista kaiken tekemiseen.
Pilvipalvelut, ennen kaikkea SaaS-ratkaisut, ovat PK-yritykselle joustava vaihtoehto. Käyttö onnistuu missä ja milloin tahansa. Suuria alkuinvestointeja ei vaadita ja palvelun käyttömaksu skaalautuu liiketoiminnan mukana. Ohjelmistopalveluntarjoaja huolehtii ylläpidosta. Muista kuitenkin selvittää ennen hankintapäätöstä, miten pilvipalveluntarjoaja huolehtii päivityksistä ja tietoturvasta, ja miten järjestelmä integroituu yrityksesi muihin IT-sovelluksiin.
Kun vertailet eri palveluntarjoajia, kiinnitä huomiota siihen, tunteeko potentiaalinen kumppani toimialasi haasteet. Esimerkiksi Fikuro-toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuudet sopivat erityisen hyvin teollisuusyritysten ostojen, tuotannon, myynnin ja varaston hoitamiseen.
Fikuro – yrityksen toiminnanohjaus pilvipalveluna
PK-yritysten kannattaa suosia järjestelmää, jonka ylläpito hoituu kevyesti ja tietoturvallisesti pilvessä. Fikuron käyttöön tarvitset vain verkkoyhteyden ja -selaimen – saat 3 kk riskittömän kokeilun käyttöösi jopa päivässä.